Phần mềm quản lý nhà thầu

TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ THẦU

Phần mềm quản lý nhà thầu

Là giải pháp công nghệ giúp các doanh nghiệp, tổ chức hoặc nhà máy quản lý toàn bộ quy trình làm việc liên quan đến các nhà thầu và nhà cung cấp. Phần mềm này tích hợp các công cụ hỗ trợ từ việc lựa chọn, ký hợp đồng, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất, đến quản lý an ninh và thông tin liên lạc với nhà thầu.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý nhà thầu

Quản lý danh sách nhà thầu

Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin về nhà thầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, phân loại và theo dõi lịch sử hợp tác.

🔹 Thông tin cơ bản: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, liên hệ, hồ sơ pháp lý.
🔹 Danh mục năng lực: Chuyên môn, lĩnh vực hoạt động, kinh nghiệm, chứng chỉ.
🔹 Lịch sử hợp tác: Dự án đã tham gia, kết quả đánh giá, phản hồi.
🔹 Quản lý phân nhóm: Nhà thầu chính, thầu phụ, nhà cung cấp dịch vụ.

Quản lý hợp đồng và tài liệu

Hợp đồng là yếu tố quan trọng trong hợp tác với nhà thầu. Phần mềm giúp theo dõi trạng thái hợp đồng, quản lý tài liệu liên quan và tự động nhắc nhở về thời hạn.

🔹 Lưu trữ hợp đồng: Hợp đồng gốc, phụ lục, điều khoản thanh toán.
🔹 Theo dõi tiến độ hợp đồng: Ngày ký, ngày hết hạn, các cột mốc quan trọng.
🔹 Quản lý tài liệu đi kèm: Bảo lãnh, giấy phép, chứng chỉ, biên bản nghiệm thu.
🔹 Tích hợp chữ ký số: Giúp ký kết hợp đồng nhanh chóng, bảo mật.

Giám sát tiến độ và chất lượng công việc

Việc theo dõi tiến độ và chất lượng thi công giúp đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch và đạt tiêu chuẩn.

🔹 Theo dõi tiến độ công việc: Lập kế hoạch, cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
🔹 Chấm công và theo dõi nhân sự: Quản lý số lượng nhân sự nhà thầu làm việc theo ngày.
🔹 Đánh giá chất lượng: Kiểm tra, nghiệm thu theo tiêu chuẩn đề ra.
🔹 Cảnh báo trễ hạn: Gửi thông báo khi tiến độ chậm hơn dự kiến.

Quản lý an toàn lao động và kiểm soát ra vào

Quản lý an toàn lao động giúp đảm bảo tuân thủ quy định và bảo vệ sức khỏe, tính mạng của người lao động.

🔹 Đăng ký & kiểm soát ra vào: Xác minh danh tính bằng Face ID, thẻ từ, vân tay.
🔹 Quản lý giấy phép làm việc: Kiểm tra chứng nhận an toàn lao động.
🔹 Báo cáo sự cố: Lưu trữ và phân tích các vụ tai nạn, vi phạm an toàn.
🔹 Đào tạo và cấp chứng chỉ: Quản lý việc đào tạo an toàn cho công nhân.

Đánh giá hiệu suất nhà thầu

Giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để đánh giá nhà thầu khách quan, từ đó tối ưu lựa chọn đối tác cho các dự án tiếp theo.

🔹 Tiêu chí đánh giá: Đúng tiến độ, chất lượng công việc, tuân thủ an toàn.
🔹 Chấm điểm & xếp hạng nhà thầu: Dựa trên dữ liệu thực tế từ các dự án.
🔹 Phản hồi & khiếu nại: Ghi nhận ý kiến từ các bộ phận liên quan.
🔹 Lịch sử đánh giá: Xây dựng hồ sơ đánh giá dài hạn.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

Báo cáo và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin thực tế.

🔹 Báo cáo tiến độ: Tổng hợp tiến độ dự án, công việc hoàn thành.
🔹 Báo cáo chi phí: Thống kê chi phí, công nợ nhà thầu.
🔹 Phân tích hiệu suất: Đánh giá nhà thầu theo nhiều tiêu chí.
🔹 Tích hợp AI: Dự đoán xu hướng, tối ưu chiến lược quản lý

KHÓ KHĂN TRONG QUẢN LÝ NHÀ THẦU TẠI CÁC NHÀ MÁY HIỆN NAY

Số lượng nhà thầu tăng nhanh chóng

Gia tăng cạnh tranh: số lượng nhà thầu tham gia vào các dự án trong nhà máy ngày càng tăng, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp trọng điểm như sản xuất, chế biến, và năng lượng.

Quá tải dự án: một số nhà thầu nhận nhiều dự án cùng lúc nhưng không đủ năng lực thực hiện, dẫn đến chậm tiến độ và chất lượng kém.

Phân loại nhà thầu nhiều đồng nhất

Nhà thầu chính (EPC): thường là các công ty lớn, chịu trách nhiệm thiết kế, cung cấp thiết bị, và thi công xây dựng.

Nhà thầu phụ: chiếm tỷ lệ lớn, nhưng năng lực chuyên môn không đồng đều, dẫn đến các vấn đề như thiếu kỹ năng, làm việc không đúng tiêu chuẩn.

Nhà thầu nội địa và quốc tế: các nhà thầu quốc tế có ưu thế về công nghệ và quy trình quản lý.

Nhà thầu chuyên môn hóa: các nhà thầu chỉ tập trung vào một lĩnh vực

Chất lượng nhà thầu không đều

Không đồng đều: một số nhà thầu lớn có năng lực tốt nhưng số lượng nhà thầu nhỏ, chất lượng thấp lại chiếm đa số.

Thiếu tiêu chuẩn: nhiều nhà thầu không đạt tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt trong các dự án yêu cầu cao về an toàn, môi trường, và hiệu suất.

Thiếu đầu tư vào công nghệ: chậm ứng dụng các công nghệ mới như BIM, tự động hóa, hoặc AI, làm giảm năng suất và hiệu quả công việc.

Khó khăn trong liên hệ và phối hợp

Khó khăn trong giao tiếp giữa các bên: mối quan hệ giữa chủ đầu tư, nhà thầu chính và các nhà thầu phụ thường không chặt chẽ, dẫn đến thiếu sự đồng bộ trong tiến độ và chất lượng.

Thiếu hệ thống quản lý thông tin: không sử dụng hiệu quả các phần mềm quản lý dự án, khiến việc trao đổi thông tin, báo cáo tiến độ và xử lý sự cố bị chậm trễ.

Mâu thuẫn trong hợp đồng: các điều khoản không rõ ràng về trách nhiệm, thanh toán hoặc bảo hành gây ra tranh chấp pháp lý giữa các bên.

Năng lực quản lý nhà thầu

Năng lực quản lý yếu

Hệ thống kiểm soát kém

Thiếu kế hoạch dài hạn

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÀ THẦU CỦA SSG

“Quản lý nhà thầu của SSG – là hệ thống kiểm soát, quản lý tất cả các thông tin, dữ liệu liên quan đến nhà thầu trên nền tảng CSDL tập trung nhằm đồng nhất quy trình quản lý đảm bảo quá trình thực hiện một cách tự động hóa”