Tham gia hội chợ triển lãm quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch rõ ràng và tuân thủ đúng quy trình đăng ký. Dưới đây là các bước chi tiết để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia:

Bước 1: Lựa chọn Hội chợ Triển lãm phù hợp

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn hội chợ triển lãm phù hợp với ngành nghề kinh doanh và mục tiêu phát triển. Các tiêu chí quan trọng cần xem xét:

• Đối tượng tham gia: Khách hàng, đối tác tiềm năng, nhà phân phối…

• Quy mô và phạm vi triển lãm: Trong nước hay quốc tế, số lượng gian hàng, độ phủ truyền thông…

• Ngành hàng/lĩnh vực trưng bày: Có phù hợp với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp không?

Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin hội chợ qua website chính thức của ban tổ chức, hiệp hội ngành nghề, tổ chức xúc tiến thương mại hoặc tham khảo ý kiến từ các đối tác, doanh nghiệp đã từng tham dự.

Tham khảo danh sách tổ chức hội chợ tại: https://vietbest.vn/458-hoi-cho-trien-lam-viet-nam-2025-lich-va-dang-ky-gian-hang

Bước 2: Gửi yêu cầu đăng ký tham gia

Sau khi chọn được hội chợ phù hợp, doanh nghiệp cần nhanh chóng đăng ký để đảm bảo có vị trí gian hàng tốt nhất. Hiện có hai phương thức đăng ký phổ biến:

• Đăng ký trực tuyến: Hầu hết các triển lãm đều có biểu mẫu đăng ký trên website chính thức. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và gửi trực tuyến.

• Đăng ký qua liên hệ trực tiếp: Có thể liên hệ với đại diện ban tổ chức tại Việt Nam hoặc quốc tế. Một số đơn vị tổ chức có đối tác hỗ trợ đăng ký và hướng dẫn thủ tục.

Khi đăng ký, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin gồm tên doanh nghiệp, loại hình kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ trưng bày, thông tin liên hệ của người phụ trách. Ban tổ chức sẽ xét duyệt hồ sơ và gửi thông báo xác nhận tham gia.

Bước 3: Lựa chọn gian hàng và ký hợp đồng

Sau khi được xác nhận tham dự, doanh nghiệp sẽ nhận bộ tài liệu hội chợ từ ban tổ chức, bao gồm:

• Brochure giới thiệu chương trình

• Sơ đồ mặt bằng triển lãm và vị trí gian hàng trống

• Bảng giá thuê gian hàng hoặc diện tích trống

• Báo giá quảng cáo và các dịch vụ đi kèm

Doanh nghiệp cần lựa chọn gian hàng phù hợp với ngân sách và mục tiêu trưng bày, điền đầy đủ thông tin vào mẫu đăng ký chính thức và ký hợp đồng tham gia với ban tổ chức. Một số hội chợ có chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp đăng ký sớm. Các gian hàng có vị trí đẹp thường hết nhanh, vì vậy doanh nghiệp cần đặt trước để đảm bảo có được vị trí thuận lợi nhất.

Bước 4: Thanh toán chi phí và xác nhận hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp thực hiện thanh toán theo hướng dẫn của ban tổ chức.

Các khoản phí thường bao gồm:

• Phí thuê gian hàng hoặc diện tích trống

• Phí dịch vụ hỗ trợ như điện, nước, internet, an ninh…

• Chi phí quảng bá hoặc các dịch vụ kèm theo nếu doanh nghiệp đăng ký

Khi thanh toán hoàn tất, doanh nghiệp sẽ nhận được biên lai hoặc hóa đơn xác nhận từ ban tổ chức.

Bước 5: Nhận thông tin bàn giao gian hàng và chuẩn bị tham gia

Trước ngày khai mạc hội chợ, ban tổ chức sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình bàn giao gian hàng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ về thời gian nhận gian hàng, quy định vận chuyển, trưng bày sản phẩm và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm.

Bên cạnh đó, để đảm bảo việc tham gia hội chợ đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo về thiết kế gian hàng, tài liệu quảng bá, sản phẩm trưng bày và nhân sự phụ trách tại sự kiện.

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN!

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP SAO MAI

Địa chỉ: Tầng 4, Lucky Building, 81 Trần Thái Tông,
Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0908.184.188

Email:  info@saomaisoft.com

Website: https://www.fasolutions.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/ssg.fasolutions/